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現在、ビジネスにおけるコミュニケーションの手段として最も活用されているのは会話（会って話す）ではない。まして、電話などでは決してない。
圧倒的に、【メール】である。

 

 

スマホにおけるLINEなども含めれば、プライベートにおいてもそうだろう。

今更だが、メールの長所は自分の都合のいいタイミングで、自分の都合のいい場所から一方的にかつ瞬時に伝達が可能である点である。

会って話す時のようにその時の相手の状況（タイミング）を気にする必要がない。

 

同じようなことは勿論FAXや、或いは瞬時でなくても良いのであれば手紙でも出来るが、ビジネスパーソンのルーチンワークに「メールをチェックする」という動作が完璧に組み込まれた今、メールの方が早くかつ確実に読んでもらえる。
ビジネスにおけるメールの地位はしばらくの間、揺るがないだろう。

 

 

 

 

でも、会話以上のコミュニケーションツールは未だ存在しない、

故にどう使い分けるかが重要

 

勿論、これだけテクノロジーが発達した現在でさえ、会話（会って話す）以上のコミュニケーションの手段を私たちはまだ発見していない。
（つまりコミュニケーションの手段としては会話が圧倒的に優秀だが、圧倒的に数多く活用されているのがメールということになる。）

 

何故なら、商談などのようにあくまで双方向のコミュニケーションが必要な場合は相手の雰囲気や言い表すことのできない違和感などを抱くことが必要であり、またオンライン会議で時折発生するような「妙な間」も展開に水を差すことになる。

昨今頻繁に利用されているオンライン会議などでさえ、双方向性は『会って話す』に遠く及ばないと私は思う。

 

やはり、会って話した方がお互いにとってより良い結論に近付きやすいのではないだろうか？
逆に議論や意見の交換が必要でない場合、或いはすぐに結論に達する必要がない時にまでわざわざ会って話すのは、お互いにとって無駄であり損である。

効率を考えながら仕事を進めていくと、一方的な伝達の手段としては大半をメールで済ませ、双方向のコミュニケーションが必要な時には会って話すというスタイルになるのは当然であり、事実そうなっていると言えるだろう。

 

 

 

 

何故、メールの書き方でなく、「返し方」を取り上げたのか？

前置きが長くなってしまったが、そうした現在だからこそ、【メールの返し方】について解説したい。

 

 

メールの送り方、書き方でなく、返し方にしたのは私自身がお客様に送るより、お客様から頂いたメールに返す方がはるかに多いからである。返す方が圧倒的に多いため、そちらの方が読んで頂いた方の参考になる可能性が高いと考えたからである。

 

 

因みに私は自身のメールの返し方が他人より勝っているという自覚も自信も全くない。

ただお客様からは「川端さんのメールは無駄が全くなく、他の誰よりも圧倒的にスムーズに事が進んでいく」と言われることは多い。

 

 

だから、これがメールの返し方の正解だと思って読むのでなく、こういう風に考えている人がいるのだなというくらいの気持ちで読んで欲しい。

 

 

 

 

まず最優先することは「読んだこと」を相手に知らせる事

まず、私がメールを受信した瞬間、最優先するのは
自分がそのメールを読み終えたことを少しでも早く相手に伝える事である。

そのメールの内容を承知した、理解したということではないのがポイントである。

 

何故なら、メールの送信者がまず求めているのは、送信先の相手がメールで送った要望や依頼を直ちに満たすことではなく、メールが届き読んだことの確認・把握だからである。

 

例えば、私が「飲みに行こう」というメールを吉田さんという方に送ったとする。
吉田さんからなかなか返事がない。
恐らく吉田さんはまだ読んでいないのでなく、「行くのか、行かないのか」を決めきれないからであり、もっと言うなら、私の要望通り「行きます」と即答出来ないからだろう。
だが、私からすれば、吉田さんに『行かない』という選択肢があるのは十分理解している。

返事が無ければ、読んでいないのか、読んだ上で迷っているのか、読んだが返事を忘れているのかのいずれかしかない。

 

このまま時間が経過すれば「吉田さん、厳しそうだな」と諦めるか、どこかのタイミングでもう一度確認のメールを送ることになる。

それよりは、この場合、吉田さんは、「メールを読みました。行くかどうか迷っているので、行こうと思ったら連絡します」と返信すれば十分である。

 

 

何故なら、この短い1本の返信メールによって、私から見て吉田さんがメールを読んだことの確認が出来、こちらから今一度メールを送る必要もなく、吉田さんからメールがその後なければ自動的に「行かない」という選択肢を取ったことが分かるからである。

 

（因みにこの場合「スケジュールを確認してまた連絡します」と返事をしてくる方が多いが、あまりおススメしない。

 

何故なら、前者では飲みに行かない場合は吉田さんが今一度連絡する必要がない。だが、この返事では吉田さんからその後の連絡がない場合、結局来るのか、来ないかはっきりせず、私は今一度確認のメールを送らざるを得ないからである。またどこまで待てばいいのかも分かりにくく、丁寧なようであまり誘った側に親切でないメールの返信であると思う。）

 

 

 

 

すぐに返答できそうにない時は・・・

 

例えば、長文のメール、内容が複雑である、様々な事情ですぐに返答できない、こうしたメールが届いたとしても私は
「ざっと目を通しましたが、もう少し時間をかけてゆっくり読みたいと思いますので、返事は今週末金曜の17時までお待ちいただけないでしょうか？」と必ず一本返信のメールを送るようにしている。

 

 

また、その場合でも上記のように、送信者が「いつまでに返事が来るのだろう？」と不安にならないように、出来るだけ具体的に期限を切るようにしている。

 

まずは相手のメールに対して、読んだという報告をなるべく早くすること、
そして一度の返信メールで回答を完結させなければならないという思い込みを捨てる方がいいと思う。

 

 

 

 

次に大切な事

一番基本的なことを押さえた上で次に私が留意していることを更に解説する。

 

 

それは返信の際に、相手の質問に全て返答するということである。

 

例えば、こういうメールが来たとしよう。

『飲み会を開催しますが、参加しますか？
時間は19時スタートでいいでしょうか？
2次会の開催も検討していますが、参加を希望しますか？』

 

この場合は、３つの質問に対して全てその返答をしているのか？を
チェックした方がいい。

これはLINEでもそうだが、自分が言いたい内容を伝えようと思うがあまり、こちらの質問に答えてくれない方は意外と多い。

 

また、ビジネスメールにおいてもこちらの質問に答えてない返信メールも多い。

逆にこのメールで言うなら、3つの質問の中の二次会の参加だけを迷っているから、メールの返信そのものを先送りしているという方も多い。

 

 

私が返答すると言っているのは「はい」「いいえ」を明確にしようと言っているのではない。

 

 

二次会の参加のみを迷っているのなら、他の二つの質問に答えた上で、「二次会の参加については迷っていますので、少し時間を下さい。」という返信メールを送れば十分である。これも立派な返答である。

 

 

少なくともメールの返信自体を遅らせるよりははるかにマシである。

飲み会に限らず、ビジネスのメールも全く同じである。

 

 

 

 

私はどうしているのか

 

私も仕事柄一つのメールで多くの質問事項・確認事項を送って頂くことが多いが、どんなに多くの質問事項があってもほぼ例外なくすぐに返信メールを送る。

 

なぜなら、その場で回答が出来る分だけ返事を送り、そのメールの中で『この質問に関しては少し時間を下さい』、或いは『今度お会いした時までに考えておきます』、或いは『今度お会いした時に議論しましょう』と書くからである。

 

 

 

 

まとめ

メールは解決のツールでなく、あくまで伝達のツールである。

メールを読んだ時点の自分の状況や考えを伝えるのも大切なことである。

メールの返信自体が滞れば、相手の不安を無意味に膨らませてしまったり、イライラさせてしまう原因となる。

 

それよりは
・なるべく早く読む、
・なるべく早く、読んだことを報告する返信メールを送る、
・読んだ時点で回答できることから回答する
を地道に繰り返すのが一番理に適ったやり方と思う。

皆さんはどう考えますか？